Det betaler sig at inddrage medarbejderne

 "De gode intentioner om at høre medarbejderne er på nuværende tidspunkt til stede i flere byggerier. Men bevidstheden om, hvor tidligt i processen og hvordan man med fordel kan inddrage medarbejderne er endnu ikke så udbredt blandt bygherrer, arkitekter og ingeniører". Meldingen kommer fra Karen Munk, der er arbejdsmiljøkonsulent hos Carl Bro, og rådgiver virksomheder om bl.a. inddragelse af medarbejderne i byggeprocesser.

Spørg medarbejderne først

"Et af de største problemer er, at medarbejderne bliver spurgt alt for sent i byggeprocessen, hvor de væsentligste beslutninger om bygningens størrelse, udformning og rum er taget, så der reelt ikke er mulighed for store ændringer”, siger Karen Munk. "Medarbejderne skal med allerede i idéfasen inden tegningerne er lavet. Og det kræver, at de enten bliver hørt inden arkitekten og ingeniøren inddrages eller at arkitekt og ingeniør arbejder med en tidsplan, der tager højde for, at medarbejderne skal klædes på til opgaven og have lejlighed til at bidrage med relevante input

Bygherren skal sætte medarbejderne på dagsordnen

"I de tilfælde, hvor det lykkes at inddrage medarbejderne i byggeprocessen, skyldes det typisk en aktiv prioritering fra bygherrens side. Det er endnu kun de færreste bygherrer, der fremhæver medarbejderaspektet i udbudsmaterialet, når de udbyder en byggeopgave. Så bygherren skal træffe en aktiv beslutning om, at "her vil vi inddrage medarbejderne", for at det rent faktisk sker", fortæller Karen Munk.

Byggeprocessen skal planlægges

Når beslutningen er truffet, skal man nøje gøre sig klart , hvordan medarbejderne skal inddrages. Skal alle medarbejdere inddrages ? Hvad skal medarbejderne bidrage med? Hvordan og hvornår vil deres udmeldinger blive brugt? Særligt spørgsmålet om, hvordan de ansattes input vil blive brugt, har stor betydning. Det skal fra starten præciseres, at der kan opstå situationer i byggeprocessen, hvor bygherren er nødt til at fravælge nogle af de fremsatte ønsker fx af hensyn til økonomien. Derfor er det væsentligt at afdække medarbejdernes prioritering af deres ønsker til den kommende bygning

Det er også væsentligt at være opmærksom på, at det kræver erfaring med byggeprocesser at kunne bidrage med relevante input i de forskellige faser af processen, erfaringer som de færreste sikkerhedsorganisationer og medarbejdere har. Arkitekter og ingeniører er sjældent opmærksomme på dette og på behovet for at indarbejde en proces, hvor medarbejdere og/eller deres repræsentanter i Sikkerhedsorganisationen får lejlighed til at drøfte og formulere deres ønsker til den kommende bygnings funktion . Det er et helt fagområde for sig, hvordan man griber det an og hvilke spørgsmål, der f.eks. kan igangsætte nogle brugbare refleksioner blandt medarbejderne og skabe en god kommunikation mellem rådgivere og bygherrerepræsentanter herunder brugerne. Derfor vælger nogle bygherrer at inddrage en konsulent til at varetage opgaven med at inddrage de ansatte i byggeprocessen.

Medarbejderne skal beskrive arbejdsfunktioner - ikke tegne bygningen

Det er vigtigt at være opmærksom på, at medarbejderne ikke skal tegne bygningen eller komme med konkrete forslag og ønsker til udformningen af de nye bygninger. Det er arkitektens og ingeniørens arbejde. Det medarbejderne kan bidrage med i starten af byggeprocessen- og som ingen andre har reel forstand på - er viden om det arbejde, der skal udføres i de nye bygninger. Det vil sige, at medarbejderne skal bidrage med beskrivelser af de funktioner, som de ønsker at kunne udføre i de nye rum. Derefter er det arkitektens og ingeniørens opgave at skabe de rammer, der kan rumme netop de funktioner.

"Fomulering af funktioner er centralt hvis man for alvor vil have glæde af medarbejderne", siger Karen Munk. "Det er ikke nok, at medarbejderne ønsker "bedre indeklima". For opfattelsen af hvad godt indeklima er, er meget forskellig. Derfor er det vigtigt at høre, hvad medarbejderne forstår ved et godt indeklima for det er ikke nødvendigvis at skabe specielle ventilationssystemer. Hvis pædagogerne i en vuggestue finder, at det vigtigste ved et godt indeklima er, når man kan sidde og lege med børnene på gulvet uden at blive kold bagi, så er rådgivernes opgave at finde en løsning med varme i gulvet eller en særlig gulvbelægning for at medarbejderne er får deres ønske opfyldt".

Medarbejderprocessen betaler sig

Det er et stort arbejde at opliste funktioner for en hel arbejdsplads. Medarbejdere og ledelse skal ikke bare gennemtænke den nuværende situation, de skal også tage stilling til, om de ønsker at ændre nogle arbejdsgange og former i de nye bygninger. Der skal afsættes tid fx til workshops, hvor medarbejdere og ledelse kan gå i dybden og drøfte de kommende funktioner i og krav til bygningen, og samtidig få overblik over, hvilke input der hører til i de forskellige faser af byggeprocessen  , hvis det skal blive brugbart. Men det grundige arbejde lønner sig efter Karen Munks mening: "Når medarbejderne får drøftet deres arbejdsopgaver og funktioner og bliver taget med på råd løbende gennem byggeprocessen får de samtidig et stort ejerskab til de nye bygninger og er bedre forberedt på at tage den nye arbejdsplads i brug. Det er to vigtige elementer i et godt psykisk arbejdsmiljø og kan bl.a. være med til på sigt at nedbringe sygefraværet".