Storrum uden klager over støj

”Vi får ikke den optimale lydsituation i de nye store kontorer. Telefonsamtaler og lyden af kollegernes trin vil selvfølgelig genere i højere grad end før, hvor vi kunne lukke døren til vores eget lille kontor, når de andre – eller én selv – støjede for meget. Men det må vi acceptere”, siger Thomas Jensen fra Økonomistyrelsen.

Og noget tyder faktisk på, at de 330 medarbejdere har accepteret det øgede lydniveau. Ingen i Styrelsen har indtil videre klaget over støjgener efter ombygningen.

Lyddæmpning, indretning og anbefalinger – ikke regler

”Vi har ingen regler i de nye kontorer”, fortæller Thomas Jensen. ”Projektgruppen bag ombygningen har i stedet lavet en lille pjece, der anbefaler de forskellige områder, at tage stilling til, hvordan man vil håndtere støjen i de forskellige storrum. Vi tror nemlig ikke på, at man centralt kan opstille regler, der passer til alle. Vi har dog fra projektgruppens side anbefalet, at møder i højere grad holdes i stillerummene og i de nye caféer i stedet for ved skrivebordene”.

”Fra starten har vi desuden prioriteret at få opsat et lyddæmpende loft, og det har vist sig at være en dyr men særdeles god og effektiv løsning, som er alle pengene værd. Loftet dæmper lyden markant. Men vores akustik var også meget dårligt egnet til flermandskontorer”, siger Thomas Jensen.

”Derudover har vi lagt tæpper i gangarealerne og bygget en støjvæg til kopi- og printerrummet. Desuden gør vi lidt ekstra ud af at fortælle udefrakommende gæster i huset, at samtaler i mobiltelefoner uden for mødelokalerne helst skal flyttes til køkkenet, caféen eller trappen”.

”I virkeligheden har vi ikke gjort særligt meget for at dæmpe støjen”, siger Thomas Jensen. "Og det selvom Økonomistyrelsen ikke er en særlig stille arbejdsplads med særligt stille medarbejdere".

Storrum – version A, B eller C?

”Noget af det jeg tror, der har været medvirkende til, at støj ikke opleves som et altoverskyggende problem hos os er, at vi har inddraget alle medarbejdere i processen ved bl.a. at holde et højt informationsniveau og give medarbejderne mulighed for at præge den konkrete indretning og kultur i de nye rum”, siger Thomas Jensen. ”Når man selv er med til at vælge, får man et andet forhold til de valgte løsninger”.

Økonomistyrelsen valgte at få en professionel arkitekt til at tegne 3 forskellige bud på indretning af storrummene. Herefter kunne medarbejderne i de forskellige rum selv vælge den version, de bedst kunne lide. "Langt de fleste valgte faktisk den mest åbne model", fortæller Thomas Jensen.

”Det har været rigtig godt, at medarbejderne i kraft af arkitektens tegninger har kunnet danne sig et indtryk af de nye rum, lang tid inden flytningen. Ligesom vi også har lagt væk på, at samarbejdsudvalget har besøgt andre arbejdspladser med storrum for at få nogle billeder på nethinden af, hvordan det kan gøres på en god måde. Mange har nogle helt forkerte forestillinger om, hvad et storrum i år 2005 er”, siger Thomas Jensen.

På besøg hos ambassadørerne

Der blev desuden meget tidligt i ombygningen udpeget en gruppe medarbejdere, der skulle deltage i et pilotprojekt og derfor flyttede ind i ét af de første storrum, der stod klar.

””Piloterne” har været gode og nødvendige ambassadører for projektet”, fortæller Thomas Jensen. ”Hver uge besvarede de et lille spørgeskema, der gjorde det muligt for os i projektgruppen at følge med i deres tilvænning til rummet og løse de problemer, der opstod, med det samme. De andre medarbejdere kunne komme på besøg i ”pilotkontoret” og havde desuden mulighed for at flytte ind i ”pilotkontoret” i en periode og således i eget tempo vænne sig til tanken. Erfaringerne fra ”pilotkontoret” gav os også input til den pjece, der blev uddelt til medarbejderne, da resten af dem skulle flytte ind i flermandskontorerne. På den måde kunne vi foregribe nogle af diskussionerne”.

Glasvæg til supporterne

”Alle er endnu ikke flyttet ind i de nye lokaler. Bl.a. har vi en gruppe medarbejdere, der supporter pr. telefon og derfor taler hele dagen igennem”, fortæller Thomas Jensen. ”I øjeblikket er vi i dialog med arkitekten om muligheden for at tilbyde en særlig løsning til denne gruppe. Det kunne evt. være nogle særlige glasvægge mellem bordene, men det er stadig i overvejelsesfasen”.

Thomas Jensens anbefalinger til andre i lignende situation:

• Nedsæt en projektgruppe, der går på tværs af jeres traditionelle samarbejdssituationer. Det giver mulighed for at anskue processen fra nye vinkler og komme rundt i alle hjørner. 
• Vær afklaret omkring ledelsens forventninger og afsætning af midler til resultatet og processen. 
• Tag på studietur til andre arbejdspladser, der har storrumskontorer. 
• Lav et pilotprojekt med en gruppe medarbejdere, der kan flytte ind i et storrum på prøve – det giver jer mulighed for at planlægge resten af flytningen. 
• Lad de forskellige grupperinger af medarbejdere formulere deres egne ”leveregler” i de nye kontorer – med lad være med at formulere for mange på forhånd, tit går det bedre end man forventer. 
• Inddrag medarbejderne i valg af indretning af lokalerne.
• Indret caféer til snak og stillerum til ro. 
• Vær parat til at løse de problemer, der vil opstå, når I er flyttet ind i de nye lokaler.

Hvordan ser der ud i Økonomistyrelsen efter ombygningen?

• 330 medarbejdere er fordelt på 2 sammenhængende etager. 
• Normen er 2 grupper af 3 medarbejdere i et rum på ca. 60 m2. 
• Der er indrettet caférum til snak og uformelle møder. 
• Der er indrettet stillerum, der kan bookes som alm. arbejdsplads eller bruges til telefonsamtaler.