Tag fat i selv de små problemer

”Vi var ovre og se bygningen inden vi flyttede, og den indbød faktisk til arbejdet i storrum. På det tidspunkt sad alle i cellekontorer, så det var en stor forandring, som har taget tid at vænne sig til - men nu er støjen egentlig ikke så stort et problem”, fortæller sikkerhedsrepræsentant Anette Due. En opfattelse, sikkerhedsleder Henrik Dalgas deler.

Find løsninger på selv små problemer

Ifølge Henrik Dalgas er en af de vigtigste ting i sikkerhedsarbejdet ikke at negligere, det der kan opfattes som små, ubetydelige problemer.

”Selv små problemer i hverdagen, kan have en stor betydning overordnet set”, fortæller han. ”En dør ud til kopirummet, der laver ”klik-lyde”, når den lukker, kan fx være meget generende for den enkelte medarbejder, særligt hvis man oplever flere af sådanne gener i løbet af dagen. Arbejdsmiljøet i storrummene er komplekst og mange ting spiller sammen. Hvis der er for mange små ting i løbet af dagen, der genererer, er det med til at skabe en dårligere oplevelse af arbejdsmiljøet generelt set”, mener han. ”Derfor er det vigtigt, at finde en løsning på selv de små problemer”.

Diskuter lokalt hvilke regler, der skal gælde

I Erhvervs- og Byggestyrelsen er det generelt legalt at tysse på hinanden, men overordnet opererer de ikke med nedskrevne regler for, hvordan man skal gebærde sig i storrummene.

”Det er vigtigt at debattere storrumskulturen kontorvis i stedet for at lave fastsatte regler fra centralt hold”, mener Henrik Dalgas. ”Skriftlige regler kan nemt blive for firkantede – for dét, der er vigtigt for nogen, er måske ikke så vigtigt for andre”. En vigtig praksis i Erhvervs- og Byggestyrelsen er derfor, at de enkelte områder selv debatterer og tager stilling til, hvilke retningslinjer, der skal gælde netop for dem. ”Det er godt, at der ikke er faste regler”, stemmer Anette Due i, ”for det virker meget bedre, at finde ud af tingene hen ad vejen”.

Tag hensyn til hinanden

”Grundlæggende handler det jo om at tage hensyn til hinanden”, pointerer Anette Due. ”Det er særligt højlydt tale og telefonsamtaler, der kan være støjende. Hvis vi har behov for at tale sammen flere medarbejdere eller hvis vi skal tale meget i telefon, går vi derfor ind i et møderum i stedet for at stå ude i kontoret, hvor vi forstyrrer andre”, fortsætter hun.

Ifølge Henrik Dalgas er netop det at tage hensyn til andre, en evne som særligt udvikles i storrummene. ”Man bliver meget bedre til at læse hinandens signaler, fordi den enkelte medarbejders arbejdssituation og forskellighed fra andre synliggøres”.

Lav arbejdsorganiseringer og tiltag, der skaber ro

Hensyntagen er dog ikke den eneste måde, hvorpå støjen reduceres i storrummene. ”Vi har fx lavet en telefonordning”, fortæller Anette Due, ”der indebærer, at vi i bestemte grupper trækker andres telefon, hvis den ringer og den pågældende medarbejder ikke er til stede til at tage telefonen. På denne måde undgår vi kimende telefoner, der ikke bliver taget, fordi der altid er flere til at tage telefonen”, siger hun.

Derudover findes der på skrivebordene en ”forstyr-ikke”-knap, som den enkelte medarbejder kan aktivere. ”Det er en knap, der lyser rødt i 15 min. og som er et signal til andre om, at man ikke vil forstyrres”, fortæller Henrik Dalgas. ”Der er også nogle medarbejdere, som bruger headsæt med musik, for at mindske støj-påvirkningerne fra lokalet”, supplerer han.

Hvad gør de i Erhvervs- og Byggestyrelsen for at dæmpe og forebygge støjen?

• De er bevidste om valget af materialer i bygningen. I stedet for hårde gulve, der ser pæne ud, har de fx valgt gulvtæpper i gangarealerne.
• De tager selv små problemer alvorligt, så problemerne ikke vokser sig større.
• De laver retningslinjer i de enkelte afdelinger frem for at bruge overordnede, skriftlige regelsæt.
• De tager hensyn til hinanden.
• De har lavet en særlig telefonordning, så telefonerne altid tages.
• De har indført en ”forstyr-ikke”-knap på skrivebordene, så den enkelte kan signalere ønsket om fred og ro.

Disse rum findes i Erhvervs- og Byggestyrelsens bygning:

• Storrum – som alle ledere og medarbejdere sidder i
• Stillerum – hvor den enkelte medarbejder kan trække sig tilbage, hvis man har behov for fred og ro. Der findes ca. 1 rum pr. 30 medarbejdere.
• Mødelokaler – som alle medarbejdere kan benytte. Der findes ca. 3 rum pr. 30 medarbejdere.
• Chefmødelokaler – der kan benyttes af lederne. De findes særligt på etagen, hvor direktionen er placeret.
• Kopirum – hvor det tekniske udstyr er placeret.